Regulamin korzystania z Evenea przez Organizatorów

Obowiązuje od 01.08.2026 r.

1. Postanowienia wstępne

1.1. Evenea jest serwisem internetowym, którego właścicielem jest EventLabs Sp. z o.o. z siedzibą w Gdyni (81-521), Al. Zwycięstwa 241/13, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ w Gdańsku, VIII Wydział Gospodarczy KRS, pod numerem 0000323662,, NIP: 5213529520, kapitał zakładowy w wysokości 32 600,00 zł (“EventLabs”). Dane kontaktowe: EventLabs Sp. z o.o., Al. Zwycięstwa 241/13, 81-521 Gdynia, adres e-mail: [email protected].

1.2. Niniejszy Regulamin określa zasady i warunki techniczne świadczenia usług drogą elektroniczną przez EventLabs, w szczególności za pośrednictwem serwisu internetowego Evenea oraz korzystanie przez Użytkowników z Serwisu, jak również warunki zawierania i rozwiązywania umów o świadczenie takich usług, a także tryb postępowania reklamacyjnego.

1.3. Każdy Organizator zobowiązany jest do przestrzegania postanowień niniejszego Regulaminu od chwili podjęcia czynności zmierzających do skorzystania z Usługi oferowanej poprzez Serwis Evenea, ze szczególnym uwzględnieniem zamieszczania treści w celu organizowania Wydarzeń.

2. Definicje

2.1. Używane w treści niniejszego Regulaminu pojęcia mają znaczenie nadane im w Regulaminie korzystania z Evenea oraz poniżej, chyba, że z treści Regulaminu wyraźnie wynika inne znaczenie:

2.1.1. Evenea, Serwis – serwis internetowy prowadzony przez EventLabs, w ramach którego udostępniany jest system wspierający procesy organizacji Wydarzeń, rejestracji uczestnictwa, sprzedaży Biletów i automatycznego fakturowania oraz świadczone są inne usługi związane z organizacją i promocją Wydarzeń EventLabs.
2.1.2. Regulamin - niniejszy Regulamin korzystania z Evenea przez Organizatorów.
2.1.3. Regulamin korzystania z Evenea – regulamin serwisu Evenea skierowany do wszystkich Użytkowników, znajdujący się pod adresem: https://app.evenea.pl/regulaminy, który Użytkownicy mają obowiązek zaakceptować jeżeli chcą korzystać z usług EventLabs.
2.1.4. Regulamin Wydarzenia – regulamin konkretnego Wydarzenia ustanowiony przez jej Organizatora.
2.1.5. Konto Organizatora - utrzymywany przez EventLabs dla Organizatora - pod unikalną nazwą (login) i zabezpieczony hasłem - zbiór zasobów, w którym gromadzone są dane Organizatora, dane osobowe uczestników wydarzeń oraz informacje o jego Wydarzeniach i innych działaniach w ramach Evenea, a także udostępniony jest panel umożliwiający organizację Wydarzeń.
2.1.6. Evenea Premium – odpłatna usługa świadczona przez EventLabs dla Organizatora na podstawie odrębnego regulaminu lub umowy.
2.1.7. Cennik – oferta prezentująca możliwości Evenea i ceny poszczególnych usług EventLabs adresowanych do Organizatorów. Dostępna pod adresem: https://evenea.pl/dla-organizatorow/cennik.
2.1.8. Użytkownik - podmiot, który spełnia warunki Regulaminu korzystania z Evenea i dokonał akceptacji Regulaminu korzystania z Evenea, a także dokonał Rejestracji. Użytkownikami są także Organizatorzy.
2.1.9. Organizator – Użytkownik, który zaakceptował Regulamin korzystania z Evenea przez Organizatorów, który ma możliwość organizowania wydarzeń i mogący sprzedawać Bilety. Organizatorem może być jedynie osoba fizyczna będąca przedsiębiorcą, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej. W przypadku osób fizycznych Organizatorem może być wyłącznie osoba, dla której posiadanie statusu Organizatora zgodnie z Regulaminem związane jest z jego działalnością gospodarczą i posiada ono dla niego charakter zawodowy.

3. Zakres usług świadczonych przez Eventlabs na rzecz Organizatorów

3.1. EventLabs po akceptacji Regulaminu przez Organizatora zobowiązuje się do świadczenia na jego rzecz usług drogą elektroniczną.

3.2. Zawarcie umowy pomiędzy Organizatorem a EventLabs, której przedmiotem są usługi świadczone przez EventLabs w ramach Evenea, na warunkach określonych w niniejszym Regulaminie następuje w chwili przyjęcia oferty Eventlabs dotyczącej zakresu usług wskazanego w Regulaminie, dokonanej poprzez zaznaczenie pola akceptacji Regulaminu oraz Regulaminu korzystania z Evenea w formularzu Rejestracji.

3.3. EventLabs pobiera opłaty za usługi udostępnione w Evenea, z zastrzeżeniem usług bezpłatnych przewidzianych w Cenniku. EventLabs przed zawarciem umowy obejmującej odpłatne usługi poinformuje Organizatora o wysokości opłaty. Organizator akceptując niniejszy Regulamin, wyraża zgodę na wszelkie zobowiązania o charakterze pieniężnym wynikające z faktu skorzystania z określonych usług odpłatnych udostępnionych w Evenea opisanych w Regulaminie i Cenniku.

3.4. Organizator otrzymuje możliwość organizacji Wydarzeń.

3.5. Wydarzenie organizowane przez Organizatora powinno mieć odrębny Regulamin Wydarzenia. Organizując Wydarzenie Organizator zawiera z Użytkownikiem umowę o określonej w Regulaminie Wydarzenia treści.

3.6. EventLabs w ramach Evenea oferuje Organizatorom udostępnienie Systemu, czyli oprogramowania internetowego lub w postaci aplikacji mobilnej wspierającego w szczególności procesy:

3.6.1. stworzenie strony internetowej Wydarzenia (Strona Wydarzenia),
3.6.2. promocję Wydarzeń w Internecie,
3.6.3. rejestrację uczestników,
3.6.4. obsługę techniczną sprzedaży Biletów,
3.6.5. automatyczne generowanie faktur wystawianych przez Organizatorów,
3.6.6. prowadzenie statystyk w zakresie ilości i wartości sprzedanych Biletów,
3.6.7. wysyłanie wiadomości email,
3.6.8. kontroli wejścia na Wydarzenie,
3.6.9. funkcjonalności związane z wystawianiem i przesyłaniem faktur ustrukturyzowanych w KSeF w imieniu Organizatora, zgodnie z udzielonymi uprawnieniami.

3.7. Konto Organizatora zawiera dane Organizatora podane przez niego w formularzu rejestracyjnym. W przypadku późniejszej zmiany jakichkolwiek z tych danych Organizator powinien niezwłocznie zaktualizować je, korzystając z odpowiedniego formularza dostępnego na Evenea. Nie jest możliwe usunięcie przez Organizatora jakichkolwiek dotyczących go danych w trakcie korzystania z Evenea, które są konieczne dla rozliczeń i do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń (w szczególności od momentu uruchomienia Wydarzenia do zakończenia Wydarzenia i rozliczenia wszelkich płatności).

3.8. Organizator oświadcza, że jest wyłącznym właścicielem wszelkich danych nieosobowych (w tym danych operacyjnych, statystycznych, analitycznych) generowanych przez Organizatora lub Użytkowników w związku z korzystaniem z Evenea. Eventlabs może przetwarzać te dane wyłącznie w celu świadczenia usług określonych w Regulaminie oraz w celu ulepszania i rozwijania Evenea, pod warunkiem, że takie przetwarzanie odbywa się w formie zanonimizowanej lub zagregowanej, uniemożliwiającej identyfikację Organizatora lub Użytkowników, i nie narusza tajemnicy przedsiębiorstwa Organizatora. Wszelkie inne wykorzystanie danych nieosobowych wymaga uprzedniej pisemnej zgody Organizatora.

3.9. Niezależnie od udostępnienia Systemu, EventLabs w ramach Evenea oferuje Organizatorom również usługę pośredniczenia przy sprzedaży Biletów na rzecz Organizatora oraz usługę Evenea Premium, a także inne usługi określone na podstronach Evenea.

3.10. W zakresie sprzedaży biletów na dane Wydarzenie jedynie Użytkownik kupujący Bilet i Organizator Wydarzenia zawierają umowę. EventLabs nie jest stroną umów sprzedaży Biletów ani Regulaminów Wydarzeń.

3.11. Niezależnie od sytuacji, o której mowa w pkt. 3.9 EventLabs działający jako przyjmujący zlecenie może według własnego uznania zobowiązać się w zakresie swojej działalności wyłącznie do udostępnienia Systemu, bez pośredniczenia przy sprzedaży Biletów. W takim przypadku, w celu przyjmowania płatności za sprzedane Bilety, Organizator wykorzystuje rachunek płatniczy, udostępniany przez jednego ze wskazanych przez EventLabs dostawców usług płatniczych, którego jest posiadaczem poprzez podłączenie go do serwisu Evenea.

3.12. W przypadku gdy Organizator zawrze z EventLabs umowę o pośrednictwo przy sprzedaży Biletów na rzecz Organizatora środki za sprzedane Bilety przyjmowane są przez EventLabs i przekazywane Organizatorowi nie później niż w ciągu 7 dni po zakończeniu Wydarzenia, na zasadach określonych poniżej. Bilety generowane są przez Evenea i przesyłane w formie Biletu Mobilnego Użytkownikowi kupującemu Bilet.

3.13. EventLabs przysługuje wynagrodzenie za usługę depozytu środków pieniężnych wynikających z pośrednictwa przy sprzedaży Biletów na rzecz Organizatora. Wynagrodzenie to jest uzyskiwane poprzez powierzenie środków pieniężnych pochodzących z pośrednictwa przy sprzedaży Biletów na rzecz Organizatora do bankowego depozytu w postaci lokaty. Odsetki z tytułu lokaty przysługujące EventLabs stanowią wynagrodzenie za usługę depozytu, o którym mowa w niniejszym punkcie.

3.14. W celu prowadzenia sprzedaży biletów Organizator zobowiązany jest podać po dokonaniu rejestracji następujące dane: nazwę firmy, adres jego siedziby, telefon, numer NIP oraz numer rachunku bankowego, na który mają być przelewane środki za sprzedane Bilety po zakończeniu Wydarzenia lub, w przypadku przekazywania środków przez Użytkowników bezpośrednio na rachunek płatniczy lub rachunek bankowy Organizatora, wskazanie odpowiednich danych rachunku płatniczego lub rachunku bankowego Organizatora w celu jego podłączenia (integracji) do Evenea.

4. Fakturowanie

4.1. Organizator niniejszym wyraża zgodę, aby faktury VAT wystawiane przez Organizatora generowane były przez System automatycznie na żądanie Kupującego Bilet.

4.2. Wygenerowana Faktura ProForma w postaci pliku PDF przesyłana jest w formie elektronicznej do Kupującego Bilet po dokonaniu zamówienia, lecz przed dokonaniem płatności. Kopia faktury ProForma dostępna jest także na Koncie Organizatora.

4.3. Wizualizacja faktury VAT w postaci pliku PDF przesyłana jest elektronicznie do Użytkownika kupującego Bilet po dokonaniu płatności. Wygenerowana wizualizacja faktury VAT może być pobrana przez Organizatora z Konta Organizatora i przesłana przez Organizatora do Użytkownika kupującego Bilet w formie papierowej.

4.4. Organizator wyraża zgodę na wystawianie w jego imieniu i na jego rzecz faktur ustrukturyzowanych (e-faktur) za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

4.5. Organizator upoważnia EventLabs do:

4.5.1. wystawiania faktur ustrukturyzowanych w jego imieniu,
4.5.2. przesyłania tych faktur do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF),
4.5.3. odbierania urzędowych potwierdzeń odbioru (UPO) oraz innych komunikatów związanych z przetwarzaniem faktur w KSeF.

4.6. Organizator zobowiązuje się do:

4.6.1. nadania EventLabs odpowiednich uprawnień w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF),
4.6.2. utrzymywania ważności tych uprawnień przez cały okres korzystania z usług Evenea,
4.6.3. zapewnienia poprawności danych niezbędnych do wystawiania faktur ustrukturyzowanych.

4.7. W przypadku braku nadania uprawnień, ich cofnięcia lub ograniczenia, które uniemożliwia wystawienie lub przesłanie faktury do KSeF:

4.7.1. EventLabs nie ponosi odpowiedzialności za brak wystawienia faktury ustrukturyzowanej,
4.7.2. EventLabs może wystawić fakturę w innej dopuszczalnej przez przepisy powszechnie obowiązującego prawa formie lub wstrzymać proces fakturowania do czasu przywrócenia uprawnień.

4.8. Organizator przyjmuje do wiadomości, że:

4.8.1. momentem wystawienia faktury ustrukturyzowanej jest jej przyjęcie przez KSeF,
4.8.2. faktura uznawana jest za doręczoną w momencie jej udostępnienia w KSeF, zgodnie z przepisami prawa.

4.9. EventLabs może świadczyć usługi związane z integracją i obsługą KSeF jako element Systemu, w tym jako usługę automatycznego generowania i przesyłania faktur ustrukturyzowanych.

5. Opłaty

5.1. EventLabs pobiera wynagrodzenie od Organizatora na zasadach określonych w Cenniku lub innych podstronach Evenea.

5.2. Organizator ustala cenę bazową Biletu (cena bazowa netto) oraz wskazuje jaka stawka podatku VAT ma zastosowanie do sprzedawanych biletów (cena bazowa brutto).

5.3. Podatek VAT dodawany jest do ceny bazowej Biletu (cena bazowa biletu + VAT = cena bazowa brutto). Wysokość podatku VAT każdorazowo określana jest przez Organizatora, który ponosi pełną odpowiedzialność za jej prawidłowe określenie.

5.4. W przypadku gdy Wydarzenie na które Bilety są sprzedawane za pośrednictwem Evenea zostanie odwołane lub zmienione (w zakresie terminu, czasu, miejsca lub innych ważnych elementów) i dokonano sprzedaży przynajmniej jednego Biletu Organizator jest zobowiązany niezwłocznie po zaistnieniu takiej zmiany poinformować EventLabs w formie pisemnej lub w formie elektronicznej na adres e-mail wskazany przez EventLabs. Skutek zawiadomienia w formie elektronicznej wymaga potwierdzenia przez EventLabs. Konsekwencje braku powiadomienia EventLabs ponosi wyłącznie Organizator.

5.5. Do dnia 11 stycznia 2027 r. Eventlabs może nakładać na Organizatora opłaty z tytułu zmiany dostawcy za procedurę zmiany dostawcy określoną w punkcie 16 Regulaminu korzystania z Evenea (także w razie przedłużenia Okresu Przejściowego zgodnie z pkt. 16.13. lub 16.14.). Opłaty te będą przedstawianie Organizatorowi każdorazowo indywidualnie, lecz w żadnym wypadku nie przekroczą kosztów poniesionych przez Eventlabs i bezpośrednio związanych z danym procesem zmiany dostawcy. Od 12 stycznia 2027 r., za proces zmiany dostawcy, Eventlabs nie będzie pobierać żadnych opłat.

6. Przyjmowanie płatności za Bilety

6.1. EventLabs w przypadku wykonywania usługi pośrednictwa przy sprzedaży Biletów księguje płatności za sprzedane Bilety. Organizator uprawnia EventLabs jako swojego agenta do przyjmowania świadczeń pieniężnych w jego imieniu.

6.2. EventLabs w przypadku wykonywania usługi pośrednictwa przy sprzedaży Biletów przelewa otrzymaną sumę środków za sprzedaż Biletów Organizatorowi pomniejszoną o opłaty należne EventLabs, zgodne z Cennikiem, w ciągu 7 dni po zakończeniu Wydarzenia. Środki są przelewane na rachunek bankowy Organizatora znajdujący się w Polsce (siedziba lub oddział w Polsce) na numer rachunku bankowego w formacie NRB/IBAN.

6.3. Organizator może skorzystać z następujących opcji otrzymywania płatności za Bilety:

6.3.1. Płatność kartą płatniczą – płatność wykonywana za pośrednictwem dostawcy usług płatności elektronicznych;
6.3.2. Szybki przelew – usługa płatności „szybkim przelewem” z dowolnego banku dostarczającego usługę tego typu, płatność wykonywana za pośrednictwem dostawcy usług płatności elektronicznych;
6.3.3. Zwykły przelew – przelew tradycyjny na rachunek EventLabs (płatność off-line).

6.4. EventLabs po zakończeniu Wydarzenia wystawia Organizatorowi fakturę VAT za świadczone Usługi. W przypadku świadczenia usługi pośrednictwa przy sprzedaży Biletów opłata pobierana przez EventLabs potrącana jest z kwoty środków otrzymanych za sprzedane Bilety.

6.5. W razie świadczenia usługi pośrednictwa przy sprzedaży Biletów, w przypadku odwołania Wydarzenia przez Organizatora, EventLabs przelewa otrzymaną sumę środków za sprzedaż Biletów Organizatorowi pomniejszoną o opłaty należne EventLabs, zgodne z Cennikiem, w ciągu 7 dni po odwołaniu Wydarzenia.

6.6. W przypadku odwołania Wydarzenia Organizator ponosi wyłączną odpowiedzialność za zwrot środków Kupującemu Bilet. W przypadku zmiany daty lub miejsca odbycia się Wydarzenia, o ile Kupujący Bilet zażąda zwrotu środków za Bilet Organizator ponosi również wyłączną odpowiedzialność za zwrot środków Użytkownikowi kupującemu Bilet.

7. Zapobieganie oszustwom

7.1. EventLabs ma prawo dezaktywowania strony Wydarzenia, ograniczać, zawieszać lub zakończyć świadczenie usług na rzecz danego Organizatora (w tym usługi konta) oraz wstrzymania sprzedaży Biletów w przypadku, gdy:

7.1.1. czynności związane z Wydarzeniem naruszają postanowienia Regulaminu;
7.1.2. czynności związane z Wydarzeniem naruszają obowiązujące przepisy prawa;
7.1.3. czynności związane z Wydarzeniem negatywnie wpływają na dobre imię EventLabs;
7.1.4. czynności związane z Wydarzeniem powodują nawet pośrednio utracone korzyści EventLabs;
7.1.5. Organizator organizuje pozornie bezpłatne Wydarzenie na Evenea, które wymaga uiszczenia jakiejkolwiek opłaty lub poniesienia jakiegokolwiek kosztu związanego z uczestnictwem w tym Wydarzeniu;
7.1.6. Eventlabs otrzyma uzasadnioną informację od Użytkownika lub osoby trzeciej o podejrzeniu naruszenia przez Organizatora prawa, dobrych obyczajów, dóbr osobistych, uczuć religijnych, Wydarzeń kontrowersyjnych moralnie lub związanych z kwestiami powszechnie uznawanymi za naganne lub obraźliwe;

jeżeli postępowanie sprawdzające wykaże zaistnienie okoliczności, o których mowa powyżej, EventLabs ma prawo do wstrzymania sprzedaży Biletów Użytkownikowi kupującemu Bilet lub dezaktywowania strony Wydarzenia lub ograniczenia, zawieszenia lub zakończenia świadczenia usług na rzecz danego Organizatora (w tym usługi konta) zgodnie z punktem 15.2. - 15.12. Regulaminu korzystania z Evenea.

7.2. Po zakończeniu Wydarzenia, w przypadku powzięcia wiadomości, że czynności związane z Wydarzeniem, mogły się odbywać z naruszeniem obowiązujących przepisów prawa EventLabs ma również prawo do wstrzymania wypłaty na rzecz Organizatora, działającego w ramach prowadzonej działalności gospodarczej lub zawodowej, w związku ze sprzedanymi biletami nie więcej niż o 21 dni od zakończenia Wydarzenia i podjęcia w tym czasie czynności sprawdzających, czy miały miejsce działania i okoliczności określone w pkt 7.1.

8. Obowiązki Organizatora

8.1. Organizator ma obowiązek poinformować EventLabs niezwłocznie o niedostępności lub nieprawidłowym działaniu Evenea.

8.2. Organizator ma obowiązek stosowania Evenea zgodnie z prawem i w sposób nienaruszający praw osób trzecich.

8.3. Organizator pokryje wszelkie roszczenia osób trzecich w stosunku do EventLabs oraz jego pracowników w związku z nielegalnym korzystaniem przez Organizatora z Evenea. Obowiązek ochrony obejmuje również koszty pomocy prawnej. Organizator zobowiązuje się współdziałać i dostarczać EventLabs wszelkich informacji w przypadku procesów sądowych dotyczących naruszenia praw, a także wstąpić do procesu na żądanie EventLabs.

8.4. Organizator ma obowiązek poinformowania EventLabs niezwłocznie o każdej zmianie jego nazwy, nazwy firmy, adresu, formy prawnej i danych dotyczących posiadanego rachunku bankowego w formie pisemnej lub poprzez e-mail na adres podany przez EventLabs.

9. Zmiana dostawcy usług przetwarzania danych

9.1. W przypadku chęci skorzystania z zainicjowania procesu zmiany dostawcy, zastosowanie mają postanowienia pkt 15.2., 16 oraz Załączniki nr 1 i 2 Regulaminu korzystania z Evenea.

10. Postanowienia różne

10.1. W przypadku udostępniania, publikacji lub przesyłania treści objętych prawami własności intelektualnej w Evenea lub w powiązaniu z nimi Organizator udziela Eventlabs licencji niewyłącznej, zbywalnej, obejmującej prawo do udzielania sublicencji, bezpłatnej i globalnej do korzystania, wykorzystywania, dystrybuowania, modyfikowania, uruchamiania, kopiowania, publicznego odtwarzania lub wyświetlania, tłumaczenia jego treści i tworzenia na ich podstawie utworów pochodnych w Internecie lecz wyłącznie w zakresie, w jakim jest to niezbędne do prawidłowego świadczenia Usług. Licencja wygasa w momencie usunięcia treści przez Organizatora z Evenea.

10.2. Organizator wydarzenia upoważnia EventLabs do umieszczenia w Evenea nazwy lub znaku towarowego Organizatora lub nazwy lub znaku towarowego organizowanego przez Organizatora Wydarzenia, w zakresie niezbędnym do wskazania faktu korzystania przez Organizatora z Evenea. Upoważnienie obejmuje możliwość wskazywania na okoliczność korzystania z Evenea przez Organizatora w Serwisie Evenea, materiałach PR, komunikatach prasowych i innych materiałach o charakterze informacyjnym i promocyjnym.

10.3. Organizator udziela EventLabs bezpłatnego, nieograniczonego czasowo ani terytorialnie prawa do umieszczenia w Serwisie, na Facebooku, w aplikacjach i widgetach EventLabs lub podmiotów trzecich (w tym aplikacjach mobilnych i widgetach telewizyjnych): layoutu strony internetowej Organizatora, poprzez którą świadczy on swoje usługi, w tym także znaku towarowego Organizatora oraz publikowanych na takiej stronie internetowej treści Organizatora EventLabs - w celu promocji usług EventLabs.

10.4. W przypadku organizacji Wydarzenia, które wiąże się z powierzeniem EventLabs przetwarzania danych osobowych przez Organizatora, Organizator akceptuje zasady powierzenia przez niego Danych osobowych EventLabs określone w,,Załączniku 1 do Regulaminu korzystania z Evenea - Powierzenie przetwarzania danych osobowych”.

10.5. EventLabs zastrzega sobie prawo do zmian Regulaminu, o których będzie informował Organizatora na adres e-mail podany podczas rejestracji Konta Organizatora w Evenea lub przez udostępnienie Użytkownikowi Regulaminu w wybrany przez EventLabs sposób. W zakresie zmiany Regulaminu stosuje się odpowiednio pkt. 14 Regulaminu korzystania z Evenea.

10.6. W sprawach nieuregulowanych tym Regulaminem zastosowanie mają postanowienia Regulaminu korzystania z Evenea.

10.7. Postanowienia tego Regulaminu nie wyłączają ani nie ograniczają uprawnień Organizatora przewidzianych w bezwzględnie obowiązujących przepisach prawa.

10.8. Załączniki do niniejszego Regulaminu:

10.8.1. Załącznik nr 1 - Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych;
10.8.2. Załącznik nr 2 - Regulamin korzystania z Evenea (dostępny: https://evenea.pl/regulamin).

ZAŁĄCZNIK 1 DO REGULAMINU KORZYSTANIA Z EVENEA PRZEZ ORGANIZATORÓW – POWIERZENIE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

1. Słowniczek pojęć

Używane w treści niniejszego dokumentu pojęcia mają znaczenie nadane poniżej, chyba, że z treści niniejszego dokumentu lub Regulaminów wyraźnie wynika inne znaczenie:

1.1. Dane osobowe – informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej (osobie, której dane dotyczą), powierzone do przetwarzania na podstawie Umowy powierzenia, których zakres został wskazany w Załączniku 1a do Umowy powierzenia oraz w ramach Konta EventLabs w Evenea.

1.2. Dni Robocze – dni od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy w Polsce.

1.3. Osoba, której dane dotyczą – osoba, której dotyczą Dane osobowe będące przedmiotem Umowy powierzenia.

1.4. RODO – rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

1.5. Umowa powierzenia – niniejszy dokument określający zasady powierzenia przetwarzania Danych osobowych przez Organizatora stanowiących jedyne wytyczne Organizatora kierowane do EventLabs jako podmiotu przetwarzającego (dalej także jako „Załącznik 1” lub „Załącznik 1 do Regulaminu korzystania z Evenea przez Organizatorów – Powierzenie przetwarzania danych osobowych”). Integralną część niniejszej Umowy powierzenia stanowią Załącznik 1a oraz Załącznik 1b.

1.6. Regulaminy – Regulamin korzystania z Evenea oraz Regulamin korzystania z Evenea przez Organizatorów. Regulaminy dostępne są pod adresem: https://evenea.pl/regulaminy.

1.7. Polityka prywatności – Polityka prywatności Evenea. Polityka prywatności dostępna jest pod adresem: https://evenea.pl/regulaminy.

2. Przedmiot Umowy powierzenia

2.1. Na podstawie Umowy powierzenia Organizator powierza EventLabs przetwarzanie Danych osobowych w zakresie wskazanym w Regulaminach wspomnianych w niniejszym Załączniku 1 oraz wskazanym w Załączniku 1a.

2.2. Powierzenie Danych osobowych EventLabs następuje w celu umożliwienia Organizatorowi korzystania z Evenea w oparciu o Regulaminy.

2.3. Zmiana zakresu powierzenia przetwarzania możliwa jest w uzasadnionych przypadkach w oparciu o oświadczenie Organizatora, złożone EventLabs w formie pisemnej lub elektronicznej (w tym e-mailowej) przez osoby upoważnione przez Organizatora do posiadania dostępu do Konta Organizatora w Evenea. Zmiana jest skuteczna, jeśli EventLabs nie sprzeciwi się jej w terminie 5 Dni Roboczych od otrzymania oświadczenia Organizatora. Zmiana zakresu powierzenia w sposób określony w zdaniu poprzedzającym nie może prowadzić do rozszerzenia obowiązków lub ograniczenia uprawnień EventLabs, wynikających z Regulaminów, w tym w zakresie należnego wynagrodzenia.

2.4. EventLabs może przetwarzać powierzone mu Dane osobowe wyłącznie w zakresie i celu określonym w niniejszej Umowie powierzenia oraz w celu i zakresie niezbędnym do świadczenia usług określonych w Regulaminach. Przetwarzanie Danych osobowych przez EventLabs odbywa się wyłącznie w czasie obowiązywania niniejszej Umowy powierzenia.

3. Obowiązki EventLabs

3.1. EventLabs niniejszym oświadcza, że posiada zasoby infrastrukturalne, doświadczenie, wiedzę oraz wykwalifikowany personel w zakresie umożliwiającym należyte wykonanie niniejszej Umowy powierzenia, w zgodzie z obowiązującymi przepisami prawa. W szczególności EventLabs oświadcza, że znane mu są zasady przetwarzania i zabezpieczenia Danych osobowych wynikające z RODO.

3.2. EventLabs jest zobowiązana:

3.2.1. przetwarzać Dane osobowe zgodnie z RODO, polskimi przepisami przyjętymi w celu umożliwienia stosowania RODO, innymi obowiązującymi przepisami prawa oraz niniejszą Umową powierzenia;
3.2.2. przetwarzać Dane osobowe wyłącznie na udokumentowane polecenie Organizatora, chyba że obowiązek taki nakłada na niego obowiązujące prawo krajowe lub unijne. W sytuacji, gdy obowiązek przetwarzania Danych osobowych przez EventLabs wynika z przepisów prawa, informuje on Organizatora drogą elektroniczną – przed rozpoczęciem przetwarzania – o tym obowiązku prawnym, o ile prawo to nie zabrania udzielania takiej informacji z uwagi na ważny interes publiczny; za udokumentowane polecenie Organizatora uważa się w szczególności zawarcie z EventLabs umowy świadczenia usług drogą elektroniczną poprzez zaakceptowanie Regulaminów;
3.2.3. przetwarzać Dane osobowe wyłącznie w miejscu ustalonym w Polityce Prywatności oraz na urządzeniach zarządzanych przez EventLabs i jego personel lub Organizatora, z zachowaniem zasad bezpieczeństwa i ochrony danych osobowych wymaganych przez obowiązujące przepisy prawa;
3.2.4. udzielać dostępu do Danych osobowych wyłącznie osobom, które ze względu na zakres wykonywanych zadań otrzymały od EventLabs upoważnienie do ich przetwarzania, oraz wyłącznie w celu wykonywania obowiązków wynikających z niniejszej Umowy powierzenia, jak również podjąć działania mające na celu zapewnienie, by każda osoba fizyczna działająca z upoważnienia EventLabs, która ma dostęp do Danych osobowych, przetwarzała je wyłącznie na polecenie Organizatora, chyba że przetwarzanie jest wymagane przez właściwe przepisy krajowe lub unijne;
3.2.5. zapewnić, aby osoby upoważnione do przetwarzania Danych osobowych zobowiązały się do zachowania tajemnicy, chyba że osoby te podlegają ustawowemu obowiązkowi zachowania tajemnicy;
3.2.6. wdrożyć, zgodnie z punktem 4 niniejszej Umowy powierzenia, odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, których Dane osobowe będą przetwarzane na podstawie niniejszej Umowy powierzenia;
3.2.7. wspierać Organizatora (poprzez stosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych) w realizacji obowiązku odpowiadania na żądania osób, których dane dotyczą, w zakresie wykonywania ich praw określonych w rozdziale III RODO. EventLabs swoją pomoc w wywiązaniu się z wyżej wymienionych obowiązków będzie realizował głównie za pośrednictwem Evenea;
3.2.8. pomagać Organizatorowi wywiązać się z obowiązków określonych w RODO (w tym w szczególności w art. 32–36 RODO). EventLabs swoją pomoc w wywiązaniu się z wyżej wymienionych obowiązków będzie realizował głównie za pośrednictwem Evenea;
3.2.9. prowadzić w formie pisemnej (w tym elektronicznej) rejestr wszystkich kategorii czynności przetwarzania dokonywanych w imieniu Organizatora;
3.2.10. udostępniać Organizatorowi na jego uzasadnione żądanie wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia przez Organizatora obowiązków wynikających z właściwych przepisów prawa, w szczególności z RODO, w tym przekazywać informacje o stosowanych zabezpieczeniach, zidentyfikowanych zagrożeniach i incydentach w obszarze ochrony Danych osobowych;
3.2.11. umożliwić Organizatorowi lub audytorowi upoważnionemu przez Organizatora przeprowadzanie audytów na zasadach określonych w punkcie 7 Umowy powierzenia;
3.2.12. niezwłocznie informować Organizatora, jeżeli jego zdaniem wydane mu polecenie stanowi naruszenie RODO lub innych przepisów krajowych albo unijnych o ochronie danych;
3.2.13. bez zbędnej zwłoki informować (o ile nie doprowadzi to do naruszenia przepisów obowiązującego prawa) Organizatora o postępowaniu, w szczególności administracyjnym lub sądowym, dotyczącym przetwarzania przez EventLabs Danych osobowych powierzonych mu przez Organizatora, o skierowanej do EventLabs decyzji administracyjnej lub orzeczeniu dotyczącym przetwarzania Danych osobowych powierzonych EventLabs do przetwarzania;
3.2.14. w granicach określonych w Załączniku 1a do Regulaminu korzystania z Evenea przez Organizatorów, EventLabs będzie przetwarzać Dane osobowe we własnym imieniu, w celu ustalenia, dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami mogącymi powstać w związku z wykonaniem niniejszej Umowy powierzenia lub Regulaminów;
3.2.15. udostępnić Organizatorowi funkcjonalność w ramach Konta Organizatora, przy użyciu którego Organizator będzie mógł we własnym zakresie aktualizować, poprawiać, zmieniać, anonimizować, ograniczać przetwarzanie lub usuwać Dane osobowe. EventLabs zobowiązuje się bez zbędnej zwłoki aktualizować, poprawiać, zmieniać, anonimizować, ograniczać przetwarzanie lub usuwać wskazane Dane osobowe zgodnie z wytycznymi Organizatora w przypadku niemożliwości korzystania przez Organizatora z panelu w Evenea lub braku stosownych funkcjonalności w ramach Evenea.

3.3. Postanowienia zawarte w pkt 3.2 nie rozszerzają zakresu obowiązków EventLabs w odniesieniu do świadczenia usług zgodnie z Regulaminami.

4. Środki techniczne i organizacyjne

4.1. EventLabs wdraża i stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu zapewnienia stopnia bezpieczeństwa odpowiedniego do ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, których Dane osobowe są przetwarzane na podstawie Umowy powierzenia.

4.2. Wdrażając środki organizacyjne i techniczne, EventLabs:

4.2.1. przestrzega instrukcji Organizatora w zakresie sposobu zabezpieczenia procesów przetwarzania danych osobowych zgodnie z przepisami obowiązującego prawa, z zastrzeżeniem, że wytyczne te nie mogą rozszerzać obowiązków EventLabs wynikających z Umowy powierzenia i Regulaminów, oraz bez uszczerbku dla pkt 4.3 i 4.4;
4.2.2. uwzględnia stan wiedzy technicznej, koszt wdrożenia oraz charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania, jak również ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, których Dane osobowe będzie przetwarzał na podstawie Umowy powierzenia, z uwzględnieniem prawdopodobieństwa ich wystąpienia i wagi zagrożenia.

4.3. W przypadku stwierdzenia, że stosowane środki mogą być nieadekwatne do rozpoznanych zagrożeń, EventLabs informuje o tym Organizatora i w porozumieniu z nim dostosowuje odpowiednio zabezpieczenia przetwarzania danych osobowych, po uzgodnieniu przez Strony zakresu, sposobu i terminu takich działań oraz podziału związanych z nimi kosztów.

4.4. W przypadku stwierdzenia przez Organizatora konieczności zastosowania dodatkowych środków zabezpieczających, Strony uzgodnią zakres, sposób i termin ich wdrożenia oraz podział kosztów wdrożenia.

5. Podpowierzenie przetwarzania

5.1. Organizator wyraża zgodę na dalsze powierzenie przez EventLabs przetwarzania Danych osobowych innym podmiotom przetwarzającym wskazanym w Załączniku 1b do niniejszej Umowy powierzenia w zakresie oraz celu zgodnym z niniejszą Umową powierzenia. EventLabs jest zobowiązana do informowania o wszelkich zamierzonych zmianach dotyczących dodania lub zastąpienia dalszych podmiotów przetwarzających. Organizator może sprzeciwić się dalszemu powierzeniu przez EventLabs danych osobowych w terminie 3 Dni Roboczych od otrzymania informacji, o której mowa w zdaniu poprzedzającym. W przypadku wyrażenia sprzeciwu przez Organizatora EventLabs nie jest uprawniony do zawarcia umowy powierzenia z dalszym podmiotem przetwarzającym, którego dotyczy sprzeciw. W takim wypadku, bez uszczerbku dla pkt 10.4, EventLabs nie będzie ponosić odpowiedzialności za brak możliwości wykonywania niniejszej Umowy powierzenia lub zrealizowania usług wynikających z Regulaminów, jeżeli do jej wykonania niezbędne okazało się korzystanie z dalszego podmiotu przetwarzającego, którego dotyczy sprzeciw.

5.2. EventLabs zapewnia, że będzie korzystać wyłącznie z usług takich dalszych podmiotów przetwarzających, które zapewniają wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie spełniało wymogi RODO oraz innych przepisów obowiązującego prawa z zakresu ochrony danych osobowych, a także chroniło prawa osób, których dane dotyczą.

5.3. EventLabs zobowiązany jest zapewnić, że każda osoba przetwarzająca Dane osobowe na jego rzecz przetwarza je wyłącznie na polecenie Organizatora.

5.4. Jeżeli Organizator występuje jako podmiot przetwarzający dane osobowe powierzone mu przez trzeci podmiot będący administratorem w rozumieniu przepisów RODO i powierza przetwarzanie Danych osobowych EventLabs, wówczas EventLabs występuje w roli podmiotu podprzetwarzającego w rozumieniu przepisów RODO. Jednocześnie Organizator dokonując podpowierzenia oświadcza, że warunki powierzenia EventLabs przetwarzania Danych osobowych określone w niniejszej Umowie powierzenia spełniają te same obowiązki ochrony danych jak w umowie lub innym akcie prawnym regulującym powierzenie Organizatorowi przetwarzania danych osobowych przez podmiot trzeci, o którym mowa w zdaniu poprzednim.

5.5. W przypadku występowania przez Organizatora w roli podmiotu przetwarzającego, a EventLabs w roli podmiotu podprzetwarzajacego, postanowienia niniejszej Umowy powierzenia stosuje się odpowiednio.

6. Transfer danych osobowych

6.1. EventLabs nie może przekazywać (transferować) Danych osobowych do państwa trzeciego, które znajduje się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym („EOG”), chyba że Organizator udzieli mu uprzedniej zgody na taki transfer. Organizator oświadcza, że nie odmówi zgody, o której mowa w zdaniu poprzedzającym, bez uzasadnionej przyczyny.

6.2. Organizator niniejszym wyraża zgodę na przekazanie Danych osobowych do państw trzecich, w których siedzibę mają dalsze podmioty przetwarzające określone w Załączniku 1b.

6.3. Jeśli Organizator udzieli EventLabs uprzedniej zgody na przekazanie Danych osobowych do państwa trzeciego, EventLabs może dokonać transferu tych Danych osobowych tylko wtedy, gdy:

6.3.1. państwo docelowe zapewnia adekwatny poziom ochrony danych osobowych do tego, który obowiązuje w Unii Europejskiej; lub
6.3.2. Organizator i EventLabs lub dalszy podmiot przetwarzający zawarli umowę na podstawie standardowych klauzul umownych lub wdrożyli inny mechanizm, który zgodnie z przepisami prawa legalizuje transfer danych do państwa trzeciego.

7. Audyt

7.1. Organizator jest upoważniony do przeprowadzenia audytu zgodności przetwarzania przez EventLabs Danych osobowych z niniejszą Umową powierzenia oraz obowiązującymi przepisami prawa.

7.2. Organizator zawiadomi EventLabs o zamiarze przeprowadzenia audytu co najmniej 21 Dni Roboczych przed planowaną datą jego przeprowadzenia. Jeżeli w ocenie EventLabs audyt nie może zostać przeprowadzony we wskazanym terminie, EventLabs powinna niezwłocznie poinformować o tym fakcie Organizatora. W takim przypadku Strony wspólnie ustalą późniejszy termin audytu.

7.3. Audyty mogą być wykonywane przez Organizatora (osoby przez niego wyznaczone) w miejscu przetwarzania danych osobowych objętych powierzeniem w Dni Robocze w godzinach od 9.00 do 17.00.

7.4. Organizator zobowiązany jest zapewnić, by osoby wykonujące czynności w ramach audytu zostały zobowiązane do zachowania w poufności wszelkich informacji, które uzyskają w związku z wykonywaniem audytu, a stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa EventLabs. Organizator zobowiązany jest zapewnić, że osoby wykonujące czynności w ramach audytu nie są zatrudnione, nie są wspólnikami, akcjonariuszami lub członkami organów podmiotów wykonujących działalność konkurencyjną w stosunku do jakiejkolwiek działalności gospodarczej prowadzonej przez EventLabs.

7.5. EventLabs w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia audytu będzie współpracować z Organizatorem i upoważnionymi przez niego audytorami, w szczególności zapewniać im dostęp do pomieszczeń i dokumentów obejmujących Dane osobowe oraz informacje o sposobie przetwarzania danych osobowych, infrastruktury teleinformatycznej oraz systemów IT, a także do osób mających wiedzę na temat procesów przetwarzania danych osobowych realizowanych przez EventLabs, z zastrzeżeniem konieczności zapewnienia ciągłości działań związanych z bieżącą działalnością gospodarczą EventLabs.

7.6. Po przeprowadzonym audycie przedstawiciel Organizatora sporządza protokół pokontrolny, który podpisują przedstawiciele obu Stron. EventLabs zobowiązuje się w rozsądnym czasie, w terminie uzgodnionym z Organizatorem, dostosować do rozsądnych zaleceń pokontrolnych zawartych w protokole, mających na celu usunięcie uchybień i poprawę bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych.

7.7. Koszty związane z przeprowadzeniem audytu ponosi każda ze Stron w swoim zakresie; w szczególności EventLabs nie jest zobowiązany do zwrotu Organizatorowi jakichkolwiek kosztów związanych z wykonanym audytem, niezależnie od jego wyniku.

8. Poufność

8.1. Strony mają obowiązek ochrony informacji poufnych, niezależnie od formy ich przekazania i przetwarzania, rozumianych jako informacje takie jak:

8.1.1. Dane osobowe, w tym szczególne kategorie Danych osobowych (w rozumieniu art. 9 ust. 1 RODO);
8.1.2. informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa (w rozumieniu ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji);
8.1.3. informacje wymagające ochrony ze względu na ich znaczenie dla interesów Stron, w tym wszelkie dane techniczne, finansowe i handlowe, materiały i dokumenty lub inne informacje bez względu na fakt, czy są one utrwalone w formie pisemnej lub w jakikolwiek inny sposób, zapisane w jakiejkolwiek formie i na jakimkolwiek nośniku, dotyczące Strony lub jej klientów, kontrahentów, dostawców, a także informacje dotyczące usług, polityki cenowej, sprzedaży, wynagrodzeń pracowników, które druga Strona otrzymała w okresie obowiązywania niniejszej Umowy powierzenia, lub o których dowiedziała się, czy też do których miała dostęp lub będzie w ich posiadaniu, w związku z prowadzonymi rozmowami i negocjacjami, a które nie są powszechnie znane.

8.2. Strony w szczególności zapewniają, że:

8.2.1. wszelkie przekazane, udostępnione lub ujawnione przez drugą Stronę informacje poufne będą chronione i zachowane w tajemnicy, w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami prawa oraz postanowieniami niniejszej Umowy powierzenia;
8.2.2. uzyskane informacje poufne zostaną użyte i wykorzystane wyłącznie w celu, w jakim zostały przekazane, udostępnione lub ujawnione;
8.2.3. posiadane informacje poufne nie zostaną przekazane lub ujawnione żadnej osobie trzeciej – bezpośrednio ani pośrednio (z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w niniejszej Umowie powierzenia) – bez uprzedniej zgody drugiej Strony, wyrażonej w formie pisemnej;
8.2.4. będą chronić na swój koszt informacje poufne poprzez dołożenie najwyższego poziomu staranności.

8.3. Strony zobowiązują się nie kopiować ani w inny sposób nie powielać dostarczonych przez drugą Stronę informacji poufnych lub ich części, z wyjątkiem przypadków, kiedy jest to konieczne w celu, dla jakiego zostały przekazane, lub w innym celu ściśle związanym z przedmiotem współdziałania Stron. Wszelkie wykonane w takim przypadku kopie lub reprodukcje informacji poufnych, utrwalonych na jakichkolwiek nośnikach informacji, łącznie z nośnikami elektronicznymi, pozostają własnością Strony dostarczającej informacje poufne i zostaną wydane, zniszczone lub skutecznie usunięte z nośników informacji na jej żądanie.

8.4. Informacje poufne mogą zostać przekazane tylko upoważnionym pracownikom Strony, która otrzymała informacje poufne, osobom zatrudnionym przez tę Stronę na podstawie umów cywilnoprawnych, podwykonawcom tej Strony, którzy z uwagi na zakres swych obowiązków bądź zadania im powierzone będą zaangażowani w wykonanie Umowy powierzenia, i którzy zostaną wcześniej wyraźnie poinformowani o charakterze informacji poufnych oraz o zobowiązaniach do zachowania ich w tajemnicy wynikających z Umowy powierzenia, jak również zobowiążą się do przestrzegania zasad ochrony informacji poufnych, w tym procedur bezpieczeństwa wynikających z obowiązujących przepisów prawa i wewnętrznych polityk EventLabs. Strony będą zwolnione z obowiązku zachowania w tajemnicy informacji poufnych w przypadku, gdy obowiązek ujawnienia informacji poufnych wynikać będzie z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa, bądź też prawomocnego orzeczenia lub decyzji uprawnionego sądu lub organu. O każdorazowym powzięciu informacji o takim obowiązku Strona jest zobowiązana niezwłocznie powiadomić drugą Stronę. W takim przypadku Strona zobowiązana do ujawnienia informacji poufnych będzie zobowiązana do:

8.4.1. ujawnienia tylko takiej części informacji poufnych, jaka jest wymagana przez prawo;
8.4.2. podjęcia wszelkich możliwych działań w celu zapewnienia, iż ujawnione informacje poufne będą traktowane w sposób poufny i wykorzystywane tylko w zakresie uzasadnionym celem ujawnienia.

8.5. Zobowiązanie do zachowania poufności nie wygasa po zakończeniu niniejszej Umowy powierzenia i jest nieograniczone w czasie. W przypadku, gdyby powyższe zastrzeżenie okazało się nieważne lub bezskuteczne, zobowiązanie do zachowania poufności trwa przez okres 5 lat od dnia usunięcia Konta Organizatora, niezależnie od przyczyny.

8.6. Postanowienia niniejszego punktu 8 pozostają bez uszczerbku dla dalej idących postanowień Regulaminów, w tym w zakresie odpowiedzialności Organizatora z tytułu naruszenia obowiązków poufności.

9. Zgłaszanie naruszeń

9.1. EventLabs jest zobowiązana do wdrożenia i stosowania procedur służących wykrywaniu naruszeń ochrony Danych osobowych oraz wdrażaniu właściwych środków naprawczych.

9.2. Po stwierdzeniu naruszenia ochrony Danych osobowych EventLabs bez zbędnej zwłoki zgłasza je Organizatorowi, informując o okolicznościach naruszenia i potencjalnych zagrożeniach dla ochrony Danych osobowych.

9.3. EventLabs bez zbędnej zwłoki podejmuje wszelkie rozsądne działania mające na celu ograniczenie i naprawienie negatywnych skutków naruszenia.

9.4. EventLabs nie jest uprawniona do samodzielnego powiadamiania o naruszeniu:

9.4.1. osób, których dane dotyczą; ani
9.4.2. organu nadzorczego.

10. Czas trwania umowy

10.1. Niniejsza Umowa powierzenia (Załącznik 1 wraz z Załącznikiem 1a oraz Załącznikiem 1b) zostaje zawarta na czas określony i przestaje obowiązywać wraz z usunięciem Konta Organizatora.

10.2. Organizator uprawniony jest do wypowiedzenia Umowy powierzenia ze skutkiem natychmiastowym w przypadku rażącego lub powtarzającego się naruszenia niniejszej Umowy powierzenia przez EventLabs, a także w przypadku, gdy:

10.2.1. organ nadzoru nad przestrzeganiem zasad przetwarzania danych osobowych prawomocną decyzją stwierdzi, że EventLabs nie przestrzega zasad przetwarzania danych osobowych;
10.2.2. prawomocne orzeczenie sądu powszechnego wykaże, że EventLabs nie przestrzega zasad przetwarzania danych osobowych.

pod warunkiem uprzedniego pisemnego wezwania EventLabs do zaniechania naruszeń i usunięcia ich skutków, wyznaczenia w tym celu dodatkowego terminu, nie krótszego niż 5 Dni Roboczych, i bezskutecznego upływu tego terminu.

10.3. Wypowiedzenie niniejszej Umowy powierzenia stanowi podstawę wypowiedzenia Regulaminów.

10.4. EventLabs jest uprawniony do wypowiedzenia Umowy powierzenia z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia w przypadku wyrażenia przez Organizatora sprzeciwu względem dalszego powierzenia przetwarzania danych zgodnie z pkt 5.1, jeżeli sprzeciw uniemożliwia lub znacząco utrudnia wykonanie niniejszej Umowy powierzenia lub Regulaminów. EventLabs nie ponosi odpowiedzialności za szkody spowodowane wypowiedzeniem niniejszej Umowy powierzenia, ani następującym w związku z tym wypowiedzeniem Regulaminów.

10.5. W dniu zakończenia obowiązywania Umowy powierzenia EventLabs powinien zgodnie z dyspozycją Organizatora usunąć, wszelkie Dane osobowe i ich kopie, chyba że właściwe przepisy prawa krajowego lub unijnego nakazują przechowywanie tych danych osobowych z zastrzeżeniem punktu 3.2.14. EventLabs dopuszcza możliwość udostępnienia Organizatorowi odpowiedniej funkcjonalności umożliwiającej bezpośrednie usunięcie Danych osobowych.

10.6. W przypadku ograniczenia zakresu powierzenia przetwarzania przez Organizatora, w trybie określonym w niniejszej Umowie powierzenia, postanowienia o rozwiązaniu niniejszej Umowy powierzenia stosuje się odpowiednio do danych, które wskutek ograniczenia zakresu nie mogą już być przetwarzane przez EventLabs.

11. Postanowienia końcowe

11.1. Niniejsza Umowa powierzenia podlega prawu polskiemu.

11.2. Dane kontaktowe stron:

11.3. Wszelka korespondencja w sprawach związanych z Umową powierzenia będzie kierowana do Organizatora na dane kontaktowe podane podczas rejestracji Konta Organizatora.

11.4. Wszelka korespondencja w sprawach związanych z Umową powierzenia będzie kierowana do EventLabs na dane kontaktowe podane w Evenea.

11.5. Zmiany niniejszej Umowy powierzenia będą publikowane z wyprzedzeniem w Evenea. Organizator zostanie poinformowany o zmianie niniejszej Umowy powierzenia na adres e-mail podany podczas rejestracji Konta w Evenea. Dalsze korzystanie z Evenea przez Organizatora po wejściu w życie zmian w niniejszym Załączniku 1 lub Załączniku 1a lub Załączniku 1b oznacza, że Organizator godzi się na nowe warunki powierzenia EventLabs Danych osobowych i nie wnosi żadnych zastrzeżeń.

11.6. Spory mające związek z niniejszą Umową powierzenia rozstrzygać będzie sąd właściwy zgodnie z Regulaminami.

11.7. Załączniki do Umowy powierzenia stanowią jej integralną część. Lista załączników jest następująca:

11.7.1. Załącznik 1a – Zakres powierzenia danych osobowych oraz dane kontaktowe Stron;
11.7.2. Załącznik 1b – Lista dalszych podmiotów przetwarzających;

ZAŁĄCZNIK 1a

ZAKRES POWIERZENIA DANYCH OSOBOWYCH ORAZ DANE KONTAKTOWE STRON

Kategorie osób, a także rodzaj danych osobowych powierzanych EventLabs determinowany jest przez EventLabs w związku z jej działalnością w ramach Evenea.

1. Charakter oraz cele przetwarzania: dostarczenie przez EventLabs narzędzi IT wspierających procesy organizacji wydarzeń, rejestracji uczestnictwa, sprzedaży biletów i automatycznego fakturowania oraz świadczenie innych usług związanych z organizacją i promocją wydarzeń Organizatora. Narzędzia oraz usługi świadczone są za pośrednictwem Evenea.
2. Kategorie osób, których dane dotyczą: uczestnicy wydarzeń organizowanych przez Organizatora lub inne kategorie osób określone przez Organizatora.
3. Rodzaj danych osobowych: imię, nazwisko, dane kontaktowe (adres e-mail, adres korespondencyjny, numer telefonu), treść korespondencji, inne dane konieczne dla rozliczeń oraz inne rodzaje danych zdefiniowane przez Organizatora.
4. Obszar, na którym będą przetwarzane dane osobowe: Polska, EOG, USA.
5. Dane przetwarzane przez EventLabs we własnym imieniu, w charakterze administratora, dla celów związanych z ustaleniem, dochodzeniem roszczeń lub obroną przed roszczeniami mogącymi powstać w związku z wykonaniem Umowy powierzenia lub Regulaminów: imię, nazwisko, informacje o wydarzeniach na które uczestnik nabył Bilet, dane kontaktowe uczestników wydarzeń organizowanych przez Organizatora.

ZAŁĄCZNIK 1b

Lista dostawców Evenea